Samenwerking

Voorwaarden samenwerking Stichting Toekomst voor Haïti

1. Lokale organisatie
a. De stichting Toekomst voor Haïti (verder: de stichting) onderhoudt direct contact met  de lokale organisatie (bestuursleden en andere contactpersonen) om de activiteiten zo goed mogelijk onder de aandacht te brengen.
b. Alle afspraken liggen vast in contracten.
c. De lokale organisatie staat als rechtspersoon ingeschreven in een daartoe bestemd  register (vergelijkbaar met Handelsregister KvK) en heeft een bestuur dat  eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van activiteiten en projecten. De  gegevens van bestuursleden en contactpersonen zijn bekend bij de stichting.
d. De organisatie kiest uit haar midden naast de penningmeester en wijst tenminste 1  bestuurslid aan met tekenbevoegdheid. De penningmeester is bevoegd gelden die worden overgemaakt door de financiers te investeren in van te voren afgesproken doelen.
e. De lokale organisatie beschikt over een eigen bankrekeningnummer.
f. De organisatie werkt samen met de bevolking, andere maatschappelijke organisaties en  het lokaal bestuur. Doel hiervan is ervoor te zorgen dat de projecten in de  gemeenschap worden ingebed.
g. De stichting is de enige contractpartner in een project.

2. Project
a. Een project is erop gericht duurzame economische activiteiten te ontplooien.  Gedurende de looptijd van het project wordt een onderneming opgericht. Deze wordt na  afloop van de einddatum opgeheven.
b. De lokale organisatie levert een projectbeschrijving met informatie over de  organisatie, de deelnemers, het doel, de werkwijze en het beoogd resultaat (incl.  onderbouwing/rechtvaardiging), het tijdpad, de begroting, de bijdrage van de  deelnemers (arbeid, financiële of materiele bijdragen of terugbetaling van  investeringen) en een beschrijving van de wijze waarop en termijn waarbinnen een  lening aan de deelnemers wordt verstrekt (cash, saldo bij inkoop- of  verhuurorganisatie, etc).

3. Terugkoppeling
a. De lokale organisatie legt gedurende de looptijd van een project minstens eenmaal per  jaar verantwoording af over de voortgang van het project. Daarbij wordt gerapporteerd   over het project, de doelstelling, de werkwijze, de effecten en de financiën. De  rapportage gaat vergezeld van foto’s en financiële informatie.
b. Voor de financiële verslaglegging richt de lokale organisatie een boekhouding in en  archiveert zij facturen, betaalbewijzen, bankafschriften en andere relevante  documenten. Op aanvraag worden kopieën toegezonden aan de stichting.
c. Bij wijziging van projecten of het niet kunnen voldoen aan de gestelde voorwaarden  neemt de organisatie direct contact met de financier op voor overleg.
d. Niet nakomen van contractuele afspraken leidt tot stopzetting van de financiering.